Видеоканал РЦИТ на YouTUBE


Яндекс.Метрика

Рейтинг@Mail.ru


ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ
«Регионального Центра Инновационных Технологий»
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ОАО "РЖД"


 ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

УТВЕРЖДАЮ
Старший вице-президент ОАО "РЖД"
В.И.Решетников
31 декабря 2013 г. №446

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ОАО "РЖД"

I. ВВОДНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   Настоящие Методические указания по ведению договорной работы в ОАО "РЖД" (далее - Методические указания) подготовлены с целью определения процесса договорной работы в аппарате управления ОАО "РЖД", а также основных принципов и подходов организации взаимодействия функциональных филиалов, РЦКУ, структурных подразделений, аппарата управления, а также дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" при ведении договорной работы в Холдинге ОАО "РЖД".

   Настоящие Методические указания разработаны на основании Положения о договорной работе в ОАО "РЖД", с учетом особенностей внутренних документов ОАО "РЖД", затрагивающих ведение договорной работы, практики ведения договорной работы, рекомендаций подразделений ОАО "РЖД", и представляют собой текстовое описание структуры процесса и детализацию взаимосвязанных подпроцессов, происходящих на каждой стадии договорной работы, установленных Положением о договорной работе в ОАО "РЖД".

   Настоящие Методические указания действуют и подлежат применению в отношении всех документов, подписываемых от имени ОАО "РЖД" и фиксирующих договоренности, достигнутые компанией с другими субъектами правоотношений, регулируемых гражданским законодательством. К таким документам в частности относятся меморандумы, протоколы о намерениях, соглашения, договоры (контракты), дополнительные соглашения и другие документы, подписываемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения основных документов. Настоящие Методические указания действуют и в отношении контрактов, договоров, иных документов договорного характера, регулируемых законодательством иностранного государства, либо применимое право в которых не определено.

   Исключения для применения настоящих Методических указаний составляют договоры, на которые не распространяется действие Положения о договорной работе в ОАО "РЖД", а также договоры, для которых внутренними документами ОАО "РЖД" установлен особенный порядок договорной работы.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

   АС ЕРД - Автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга ОАО "РЖД".

   Договоры - гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях, дополнительные соглашения, а также любые иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО "РЖД".

   Контрагент - противоположная ОАО "РЖД" сторона по договору (юридическое или физическое лицо), с которым ОАО "РЖД" состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО "РЖД" предполагаются договорные отношения.

   План закупок - план закупок товаров, работ, услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД", формируемый и утверждаемый в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в частности, в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Постановления Правительства от 17.09.2012 N 932 "Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана", и утверждаемыми в соответствии с ними внутренними документами ОАО "РЖД". Порядок и сроки формирования Плана закупок, его содержание, срок его размещения и корректировки определены распоряжением ОАО "РЖД" от 12.05.2012 N 925р "О планировании закупок товаров, работ, услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД".

   Подразделение-исполнитель - подразделение, в интересах и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО "РЖД" в качестве подразделения-исполнителя.

   Положение о договорной работе - Положение о договорной работе в ОАО "РЖД", являющееся утвержденным в установленном порядке внутренним документом ОАО "РЖД", устанавливающим основные принципы и правила осуществления договорной работы в ОАО "РЖД".

   Положение о закупках - Положение о порядке размещения заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД", утвержденное советом директоров ОАО "РЖД" 29.11.2011 и принятое к руководству и исполнению распоряжением ОАО "РЖД" от 20.12.2011 N 2745р.

   Причастное подразделение - подразделение ОАО "РЖД", участвующее в процессе договорной работы по вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с положением о данном подразделении, утвержденным ОАО "РЖД".

   Процесс договорной работы - процесс последовательных, взаимосвязанных действий, направленных на подготовку к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора.

   Сделка - действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и комплекс взаимосвязанных договоров, направленные на реализацию одного проекта, достижения единой цели).

   Стадии договорной работы - этапы договорной работы (подготовка к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора).

   Структурные подразделения ОАО "РЖД" - подразделения, не имеющие статуса "Филиал". К таким структурным подразделениям в контексте настоящих Методических указаний не относятся структурные подразделения филиалов ОАО "РЖД".

   Участники процесса договорной работы - лица, подразделения, участвующие в процессе договорной работы (подразделение-исполнитель, причастные подразделения, лицо, подписывающее договор и т.д.).

   Примерная (типовая) форма договора - форма договора (утвержденная, применяемая в ОАО "РЖД"), составленная с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО "РЖД", регулирующими конкретные правоотношения.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

   Договорная работа в ОАО "РЖД" включает в себя 4 основных стадии, являющиеся подпроцессами первого уровня:
   1) подготовка к заключению договора;
   2) заключение договора;
   3) сопровождение договора;
   4) закрытие договора.

1. Подготовка к заключению договора

   1.1. Основания заключения договора
   Заключение договора (подготовка к заключению договора) должно осуществляться только при наличии основания, оформленного в соответствии с требованиями применимого законодательства и внутренних документов ОАО "РЖД".
   1.1.1. Согласно требованиям Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" рамках Плана закупок договоры заключаются по основаниям, установленным в Положении о закупках и Плане закупок.
   1.1.2. В случаях, когда заключаемый договор не подпадает под действие Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и Положения о закупках, такой договор (в т.ч. доходный) может заключаться во исполнение иных программ и планов, утвержденных в установленном порядке в рамках бюджета ОАО "РЖД" уполномоченными органами и должностными лицами ОАО "РЖД" в пределах их компетенции, поручений указанных органов и должностных лиц. Основаниями для заключения указанных договоров будут являться:
   а) результаты конкурсных процедур (конкурс, аукцион, запрос котировок цен, запрос предложений);
   б) решения президента, вице-президентов, руководителей филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" о заключении договора с конкретным контрагентом. В этом случае решение о заключении договора с конкретным контрагентом принимается и оформляется в следующем порядке:
   подразделение-исполнитель готовит проект распоряжения (поручения, приказа), в котором должна содержаться информация о наименовании поставщика (исполнителя, подрядчика), наименовании товара (работы, услуги), месте, периодах и сроках поставки, выполнения работ, оказания услуг, сведениях о цене договора и порядке оплаты, обосновании выбора конкретного контрагента;
   копия такого распоряжения (поручения, приказа) в суточный срок с даты его издания направляется в Центр организации конкурсных закупок ОАО "РЖД".
   Перечень должностных лиц, имеющих право принимать решение о заключении договора с конкретным контрагентом является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию. Руководители региональных (структурных) подразделений филиалов не вправе издавать такие распорядительные документы.
   Руководители региональных (структурных) подразделений филиалов, в рамках выданных доверенностей, вправе заключать договоры с конкретным контрагентом только при наличии надлежащим образом оформленного распорядительного документа, подписанного президентом, вице-президентами или руководителем соответствующего филиала, содержащего поручение руководителю регионального (структурного) подразделения филиала о заключении договора с конкретным контрагентом, и на условиях, указанных в таком распорядительном документе.
   1.1.3. Основанием для заключения дополнительного соглашения к договору должно быть решение должностного лица компании, оформленное соответствующим распорядительным документом в пределах его полномочий. Копия распорядительного документа в суточный срок с даты его издания направляется в Центр организации конкурсных закупок ОАО "РЖД".

   1.2. Документы по контрагенту
   1.2.1. На стадии подготовки к заключению договора подразделение-исполнитель в обязательном порядке истребует у контрагента оригиналы или надлежащим образом заверенные копии документов (учредительных, правоустанавливающих и т.д.), предусмотренных Положением о договорной работе. Надлежащим образом заверенной копией является копия документа, удостоверенная нотариально, или заверенная непосредственно контрагентом. Если внутренними документами ОАО "РЖД" или законодательством не установлено иное, заверение копий документов контрагентом осуществляется путем проставления на документе надписи или штампа "Копия верна", печати контрагента и подписи руководителя контрагента или уполномоченного им лица.
   1.2.2. Подразделение-исполнитель осуществляет хранение указанных в подпункте 1.2.1 настоящих Методических указаний документов, следит за сроком их действия и, при необходимости, истребует у контрагента актуальные на текущую дату документы.
   1.2.3. По обоснованному запросу (в том числе устному) подразделение-исполнитель в обязательном порядке оперативно предоставляет направившему запрос причастному подразделению необходимые документы по контрагенту.
   1.2.4. Ответственность за нарушение сроков рассмотрения проекта договора и его подписания, сроков исполнения договора, возникновение иных негативных последствий, вызванных несвоевременным предоставлением документов по контрагенту, предоставлением некачественных документов, предоставлением документов не в полном объеме, отсутствием актуальных версий документов несет подразделение-исполнитель.

   1.3. Подготовка проекта договора
   Подготовка проекта договора осуществляется одновременно с подготовкой документов для принятия решения о выборе контрагента по договору и включает в себя следующие действия:
   1.3.1. Назначение ответственного сотрудника
   Выбор и назначение в подразделении-исполнителе ответственного сотрудника, который будет сопровождать договор на всех стадиях договорной работы.
   Ответственный сотрудник подразделения-исполнителя должен знать все особенности предполагаемой к заключению сделки, чтобы, при необходимости, по обоснованному (в том числе устному) запросу любого из причастных подразделений оперативно дать пояснения по договору. В случае отсутствия такого сотрудника по причине отпуска (командировки, болезни, и т.п.) в подразделении-исполнителе назначается другой ответственный исполнитель. В случае отсутствия такого исполнителя и невозможности оперативно получить необходимую информацию, причастное подразделение рассматривает проект договора на основе представленных подразделением-исполнителем материалов, проявляя при этом разумную осмотрительность и максимально обеспечивая защиту интересов ОАО "РЖД" по вопросам своей компетенции.
   1.3.2. Оформление пояснительной записки
   Пояснительная записка необходима для оперативного получения причастным подразделением наиболее полной информации по сделке. Такой подход позволяет всесторонне оценить представленные документы и выработать предложения по варианту договора, отражающие интересы ОАО "РЖД".
   Пояснительная записка должна прилагаться к договору на всех этапах стадии подготовки к заключению договора.
   Пояснительная записка оформляется в виде простого письменного документа, в котором подробно, последовательно и по возможности просто (без употребления сложных специальных терминов) излагается основание для заключения договора, описание сделки, цели и мотивировка необходимости ее совершения, информация об эффекте от реализации договора, об источнике расходов по договору, о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, а также сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства, а также информация о переписке между подразделениями ОАО "РЖД", распорядительные документы и иная информация, предшествующие заключению сделки (с указанием реквизитов соответствующих документов). Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем.
   В пояснительной записке также указывается ответственный сотрудник подразделения-исполнителя, сопровождающий договор и оперативный способ связи с ним.
   1.3.3. Составление текста проекта договора и приложений к договору
   1.3.3.1. Форма договора
   1.3.3.1.1. Подразделение-исполнитель готовит текст проекта договора и приложений к нему в письменной форме с применением шрифтов и порядка форматирования, указанных в подпункте 1.3.3.3 настоящих Методических указаний.
   1.3.3.1.2. При наличии в ОАО "РЖД" примерных (типовых) форм договоров, утвержденных внутренними документами ОАО "РЖД", проект договора составляется с использованием соответствующей формы <1>.
   --------------------------------
   <1> Формы договоров и информация об их утверждении размещаются в соответствующей папке в ЕАСД модуль "Договорная работа"
   Если к правоотношениям по предполагаемой к заключению сделке не применимы формы договоров, утвержденные внутренними документами ОАО "РЖД", подразделение-исполнитель использует формы договоров, согласованные Правовым департаментом, штатными юридическими службами филиалов ОАО "РЖД", применяемые в компании для заключения однотипных договоров.
   1.3.3.1.3. Выбор формы договора подразделение-исполнитель осуществляет в зависимости от предмета правоотношений по сделке (приобретение и продажа имущества, выполнение работ, оказание услуг, выполнение функций агента и т.д.). При невозможности самостоятельно определить предмет правоотношений и выбрать форму договора подразделение-исполнитель может обратиться за разъяснениями в юридическое подразделение компании, осуществляющее правовое сопровождение деятельности подразделения-исполнителя.
   В случае, если к правоотношениям планируемой к заключению сделки не применима ни одна из используемых в ОАО "РЖД" форм договоров, подразделение-исполнитель обращается в юридическое подразделение компании, осуществляющее правовое сопровождение деятельности подразделения-исполнителя, с запросом об оказании правовой поддержки при составлении проекта договора. Такой запрос должен содержать подробное описание набора и последовательности действий, предполагаемых к совершению со стороны ОАО "РЖД" и контрагента, ожидаемый результат по договору, перечень технических средств (машин, инструментов, технологий и т.п.), предполагаемых к использованию по договору, указание на территорию действия договора, а также другую информацию, отражающую суть фактических взаимоотношений сторон по договору. Подразделение-исполнитель также может обратиться к контрагенту с предложением представить для рассмотрения форму договора, используемую (подготовленную) контрагентом.
   1.3.3.1.4. Внесение изменений в примерную (типовую) форму договора либо ее замена на форму договора, представленную контрагентом, возможно исключительно по согласованию с Правовым департаментом или штатными юридическими службами филиалов ОАО "РЖД".
   1.3.3.2. Структура договора
   Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся в соответствии с применимым законодательством существенными для такого вида договоров, и содержать, как правило, следующие положения:
   1) наименование договора, указание места для проставления регистрационного номера договора, указание места и даты подписания договора;
   2) преамбула: указываются официальные наименования сторон (в соответствии с уставом или иным учредительным документом); лица, подписывающие договор; ссылка на документы, уполномочивающие соответствующее лицо на подписание договора, с указанием их реквизитов (устав, доверенность, приказ и т.п.);
   3) предмет договора: указывается вид правоотношений и основные параметры сделки;
   4) цена договора: указывается цена договора в рублях, в валютном эквиваленте с указанием порядка оплаты в рублях, в иностранной валюте (при расчетах с иностранными контрагентами);
   5) порядок оплаты: необходимо предусмотреть периодичность оплаты (единовременная оплата, авансовый платеж, поэтапная оплата); срок оплаты; документ, на основании которого производится оплата (счет, акт сдачи-приемки обязательств и т.д.);
   6) порядок сдачи-приемки обязательств: определяются документы, оформляемые по окончании исполнения обязательств (например, акт сдачи-приемки), сроки и порядок согласования и подписания сторонами таких документов; возможность стороны, принимающей исполнение обязательств, мотивированно отказаться от приемки обязательств с определением перечня недостатков и требовать устранения таких недостатков за счет другой стороны с указанием срока их устранения, возмещения своих расходов на устранение недостатков, соразмерного уменьшения цены договора, и т.д.;
   7) права и обязанности сторон: указывается подробный перечень действий, которые стороны обязаны и вправе совершить для надлежащего исполнения договора, сроки реализации конкретных прав и обязанностей;
   8) требование к контрагенту о необходимости предоставления информации об изменениях в составе владельцев контрагента, включая конечных бенефициаров, и (или) в исполнительных органах контрагента не позднее чем через 5 (пять) календарных дней после таких изменений, а также возможность одностороннего расторжения договора в случае неисполнения требования о предоставлении контрагентом указанной информации;
   9) положения о соблюдении сторонами конфиденциальности информации о заключении, исполнении, условиях договора, а также информации, полученной в ходе исполнения договора;
   10) ответственность сторон: в обязательном порядке проект договора должен содержать ответственность контрагента за несвоевременное, ненадлежащее исполнение, а также неисполнение своих обязательств по договору; ответственность за разглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе исполнения договора; ответственность за утрату документации и материалов, переданных для исполнения договора; и т.п.;
   11) гарантийные обязательства (в случае, если они распространяются на результат по договору в соответствии с применимым законодательством);
   12) порядок взаимодействия сторон при возникновении обстоятельств непреодолимой силы - какие именно обстоятельства признаются сторонами обстоятельствами непреодолимой силы; в течение какого срока их действия положения договора сохраняют свою силу для сторон (в том числе пролонгация действия договора на срок действия обстоятельств непреодолимой силы); условие, при котором договор прекращается (например, если срок действия обстоятельств непреодолимой силы превышает 3 (три) месяца);
   13) разрешение споров, возникающих при исполнении договора:
   путем переговоров (устно и (или) письменно; предусматривается порядок направления соответствующих сообщений и (или) писем с указанием срока их рассмотрения);
   в претензионном порядке (с указанием срока реагирования на выставленную претензию);
   в судебном порядке (указывается суд, в котором споры подлежат рассмотрению). В случае, если договор заключается с дочерним или зависимым обществом ОАО "РЖД", споры подлежат разрешению в третейском суде в соответствии с поручением первого вице-президента ОАО "РЖД" Морозова В.Н. от 26.01.2009 N П-ВМ-3, с указанием следующей формулировки: "Все споры, связанные с заключением, исполнением, изменением, расторжением и прекращением настоящего Договора разрешаются в Постоянно действующем Третейском суде ЗАО "Ассоциация Профессиональной Правовой Помощи" в соответствии с Положением и Регламентом Постоянно действующего Третейского суда. Местонахождение Постоянно действующего Третейского суда ЗАО "Ассоциация Профессиональной Правовой Помощи": 125167, г. Москва, ул. Степана Супруна, д. 4/10, офис 147, Телефоны: 613-87-23, 613-61-27.".
   14) порядок внесения в договор изменений и дополнений: любые изменения должны совершаться в письменной форме путем оформления (заключения) сторонами дополнительных соглашений к договору;
   15) порядок расторжения договора: право ОАО "РЖД" в одностороннем порядке расторгнуть договор; срок направления уведомления о расторжении; порядок возврата денежных средств, перечисленных в качестве аванса/предоплаты; отсутствие права у контрагента требовать оплаты понесенных контрагентом расходов в случае расторжения договора, по причинам, связанным с ненадлежащим исполнением контрагентом условий договора, а также оплата обоснованных, необходимых, фактически понесенных, документально подтвержденных контрагентом расходов в случае расторжения договора по причинам, не связанным с ненадлежащим исполнением контрагентом условий договора;
   16) срок действия договора: указывается конечный срок действия договора, после которого все правоотношения сторон по договору должны быть прекращены (в случае, если не запрещено законом или внутренними документами ОАО "РЖД", в договоре может быть предусмотрено условие о распространении действия договора на отношения сторон, возникшие до его вступления в силу/подписания, условие о порядке продления срока действия, условие о продолжении действия отдельных положений договора после истечения срока его действия (конфиденциальность, проведение окончательных расчетов и т.д.);
   17) прочие условия, в том числе:
   если обязательства со стороны ОАО "РЖД" исполняет филиал, указывается наименование этого филиала (или его структурного подразделения), адрес и реквизиты (при необходимости);
   количество экземпляров, в котором договор составляется;
   порядок извещения сторонами друг друга о смене реквизитов (путем уведомления в соответствующий срок; путем внесения изменений в договор);
   18) реквизиты сторон (юридический адрес, почтовый адрес, банковские реквизиты);
   19) подписи сторон;
   20) приложения к договору.
   Подразделение-исполнитель готовит приложения к договору. Приложения являются неотъемлемой частью договора. При наличии приложений к договору в тексте договора должен содержаться перечень всех приложений с указанием наименования приложения и его порядковый номер. Нумерация приложений в обязательном порядке должна быть сквозной (в порядке (очередности) их упоминания в тексте проекта договора). Указанные в договоре наименование приложения и номер, должны полностью совпадать с наименованием и порядковым номером, указанным в приложении. Условия приложений должны полностью соответствовать положениям договора. Одинаковая информация (ссылки, наименования, даты, цифры, и т.п.), используемые в договоре и приложениях к нему, также должны полностью совпадать. Подразделение-исполнитель обязано проверять соответствие условий приложений положениям договора.
   1.3.3.3. Оформление проекта договора
   1.3.3.3.1. Проект договора оформляется с учетом следующих требований:
   на листах формата А4, в доступном для чтения виде (размер шрифта N 14, межстрочный интервал 18 пт, выравнивание по левой и правой границам текстового поля; текст печатается с абзаца, т.е. с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля);
   только с одной стороны листа (не допускается оформление с обеих сторон листа);
   наличие нумерации страниц;
   не допускается разрыв страниц между заголовком раздела и текстом самого раздела;
   подписи сторон не должны быть на отдельном листе.
   1.3.3.3.2. В случае, если в проекте договора вводятся термины для упрощения чтения текста, например:
   "открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (далее - Заказчик)";
   "Положение о договорной работе в ОАО "РЖД", утвержденное приказом ОАО "РЖД" от 14.04.2006 N ПО (далее - Положение о договорной работе)";
   "акт сдачи-приемки оказанных услуг (далее - акт сдачи-приемки)";
   и т.п., такие термины используются по всему тексту единообразно. Не допускается использование различных терминов для обозначения одного понятия, если иное не предусмотрено договором.
   1.3.3.3.3. Оформление договора на русском и иностранном языках осуществляется следующим образом:
   текст на русском и иностранном языках располагается параллельно в 2 колонки;
   разделы и пункты на русском и иностранном языках должны располагаться на одном уровне;
   в случае оформления и подписания отдельно экземпляра на русском и отдельно экземпляра на иностранном языке, в тексте договора (например, в разделе "Прочие условия") необходимо указывать количество подписываемых экземпляров на каждом языке и для каждой из сторон.
   1.3.4. Переговоры с контрагентом
   1.3.4.1. При необходимости, подразделение-исполнитель проводит с контрагентом переговоры по вопросу согласования проекта договора и приложений к нему. Основной целью переговоров является доведение до контрагента и отстаивание договорной позиции, учитывающей, прежде всего, интересы ОАО "РЖД", а также, при необходимости, поиск устраивающих стороны компромиссных решений.
   При заключении договора по результатам процедур размещения заказов переговоры с контрагентом допустимы исключительно на стадии подготовки формы договора для включения ее в документацию процедуры размещения заказа (разработки документации процедуры размещения заказа). После утверждения в установленном порядке конкурсной документации, переговоры с контрагентом недопустимы. Исключения составляют случаи, когда переговоры с контрагентом прямо предусмотрены документацией процедуры размещения заказа.
   1.3.4.2. Переговоры могут проводиться путем обмена корреспонденцией (письмами, сообщениями, извещениями и т.д.), в том числе с использованием электронной почты и других средств текстовой коммуникации, по телефону или путем организации очных встреч между уполномоченными представителями ОАО "РЖД" и контрагента.
   1.3.4.3. Переговоры, переписку с контрагентом, урегулирование всех вопросов, возникающих при подготовке проекта договора, осуществляет исключительно подразделение-исполнитель.
   1.3.4.4. Вся переписка или иной информационный обмен между подразделениями ОАО "РЖД", осуществляемые в ходе подготовки проекта договора, включая информационный обмен между подразделениями ОАО "РЖД" касательно переговоров с контрагентом, предназначены исключительно для внутреннего пользования и не могут быть предоставлены контрагенту.
   1.3.4.5. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения ОАО "РЖД" по вопросам, относящимся к их компетенции. В любом случае за организацию переговоров и формирование договорной позиции несет ответственность подразделение-исполнитель.
   1.3.4.6. По результатам переговоров стороны могут подписывать протоколы, меморандумы, обмениваться письмами или иным образом фиксировать достигнутые в процессе переговоров договоренности сторон. В случае если стороны предполагают, что указанные документы должны иметь обязательную для сторон юридическую силу, то их согласование должно осуществляться в соответствии с порядком, установленным Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.
   Основные переговоры с контрагентом и согласование текста проекта договора должны осуществляться, как правило, до официального прохождения процедуры предварительного согласования проекта договора в причастных подразделениях ОАО "РЖД".
   1.3.5. Привлечение консультантов
   При необходимости к подготовке к заключению договора могут быть привлечены консалтинговые организации.
   1.3.5.1. Если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель в обязательном порядке организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.
   1.3.5.2. Привлечение юридических консультантов, с которыми у ОАО "РЖД" существуют договорные отношения, осуществляется Правовым департаментом на основании поручения президента или вице-президента, курирующего направление деятельности, по которому предполагается заключение договора.
   1.3.5.3. Для организации привлечения юридического консультанта подразделение-исполнитель готовит проект поручения о привлечении консультанта, в котором указывается следующая информация:
   краткое описание проекта;
   краткое обоснование необходимости привлечения консультанта;
   предполагаемый объем услуг, который должен быть выполнен консультантом по проекту;
   указание подразделению-исполнителю и Правовому департаменту о привлечении консультанта;
   наименование консультанта, которого необходимо привлечь.
   Проект поручения о привлечении консультанта направляется подразделением-исполнителем на согласование в Правовой департамент. К проекту поручения подразделение-исполнитель прикладывает сопроводительную записку, содержащую подробное описание проекта и обоснование необходимости привлечения консультанта, предполагаемую продолжительность работы консультанта по проекту, исходя из сроков его реализации, предполагаемую сумму затрат на оплату услуг консультанта (если применимо), ф.и.о. контактных лиц подразделения-исполнителя и их телефоны (адреса электронной почты), которые будут осуществлять взаимодействие с консультантами.
   После согласования проекта поручения Правовым департаментом подразделение-исполнитель организует подписание поручения соответствующим руководителем ОАО "РЖД" и направляет его в Правовой департамент. Правовой департамент направляет консультанту уведомление с описанием объема и содержания запрашиваемых услуг, запросом о возможности их выполнения консультантом и указанием контактных лиц ОАО "РЖД" по проекту.
   При получении от консультанта согласия на оказание услуг Правовой департамент информирует об этом подразделение-исполнитель с указанием контактного лица консультанта.
   Дальнейшее взаимодействие с консультантом осуществляет подразделение-исполнитель, при необходимости с привлечением Правового департамента.
   1.3.5.4. Если оплата услуг юридического консультанта осуществляется за счет бюджета Правового департамента, выставленные консультантом счета и расшифровки перечней оказанных услуг, с указанием подразделения ОАО "РЖД", в интересах которого оказывались услуги, направляются в Правовой департамент.
   На основании указанных документов Правовой департамент формирует и направляет в подразделение-исполнитель запросы о подтверждении оказания консультантом услуг.
   Подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней письменно подтверждает Правовому департаменту факт оказания указанных в запросах услуг, либо перечисляет те услуги, которые подразделением-исполнителем не подтверждаются.
   1.3.5.5. Если необходимо привлечение консультанта, с которым у ОАО "РЖД" отсутствуют договорные отношения, подразделение- исполнитель организует заключение договора с новым консультантом в общем порядке, определенном внутренними документами ОАО "РЖД", выступая по этому договору подразделением-исполнителем.
   Ответственность за организацию работы привлеченного консультанта, включая достоверность информации, определение необходимого объема оказываемых консультантом услуг, соответствие параметров бюджета проекта затратам на оплату услуг консультантов, организацию документооборота, предоставление консультантом заключений, организацию участия консультантов в совещаниях и переговорах и т.д., несет подразделение-исполнитель.
   1.3.5.6. При заключении договора по результатам процедур размещения заказов привлечение консультанта возможно исключительно на стадии подготовки формы договора для включения ее в документацию процедуры размещения заказа (разработки документации процедуры размещения заказа).
   1.3.6. Общие положения
   1.3.6.1. Проекты договоров должны соответствовать обязательным для сторон правилам и требованиям, установленным применимым законодательством, а также внутренним документам ОАО "РЖД" и контрагента.
   Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, определяемые как существенные для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена внутренними документами ОАО "РЖД" (в том числе рекомендациями подразделений в рамках их компетенции).
   1.3.6.2. Договоры заключаются исключительно в письменной форме. В случае необходимости или если обязательное нотариальное удостоверение предусмотрено законодательством, договор заключается в нотариальной форме.
   1.3.6.3. Контрагентом ОАО "РЖД" по договору могут быть только юридические или физические лица. Если со стороны ОАО "РЖД" и/или контрагента выступает руководитель филиала (структурного подразделения) юридического лица, в преамбуле договора указывается, что договор заключается между ОАО "РЖД" и контрагентом (указывается наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами) в лице руководителя филиала (или иного представителя), действующего на основании доверенности. Заключение договора между филиалами (и иными структурными подразделениями), в том числе между филиалами (структурными подразделениями) ОАО "РЖД" не допускается.
   Организация взаимодействия между филиалами (структурными подразделениями) ОАО "РЖД" осуществляется путем формирования и исполнения взаимных обязательств (наряд-заказов) в соответствии с требованиями распоряжения ОАО "РЖД" от 29.03.2013 N 764р "О развитии системы внутреннего обмена услугами ОАО "РЖД".
   1.3.6.4. Вопросы обоснования необходимости (целесообразности) заключения договора, определения содержания и условий проекта договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), размера ответственности контрагента, других существенных и необходимых условий договора находятся в сфере ответственности подразделения-исполнителя.
   1.3.6.5. Подразделение-исполнитель может привлекать к работе над проектом договора подразделения ОАО "РЖД" путем направления мотивированных запросов соответствующим подразделениям по вопросам, относящимся к их компетенции.
   1.3.6.6. Если при заключении договора с иностранными лицами текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Правовой департамент для организации перевода его текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов путем направления в Правовой департамент заявки по утвержденной распоряжением ОАО "РЖД" от 24.01.2011 N 118р форме (письмом, телеграммой, факсимильной связью, электронной почтой, ЕАСД).
   Согласованию и визированию подлежит версия такого договора на русском языке.

   1.4. Согласование проекта договора
   Согласование проекта договора причастными подразделениями ОАО "РЖД" состоит из двух последовательных процессов (предварительное согласование проекта договора, визирование проекта договора), инициатором и координатором которых является подразделение-исполнитель.
   Если в подразделении-исполнителе установлен модуль "Договорная работа" системы ЕАСД, то направление документов и согласование проекта договора осуществляется с использованием данного модуля в обязательном порядке.
   1.4.1. Предварительное согласование проекта договора
   1.4.1.1. Для прохождения процедуры предварительного согласования проекта договора подразделение-исполнитель осуществляет следующие действия:
   1.4.1.1.1. Формирует пакет договорной документации, включая текст проекта договора и приложений к нему, сопроводительное письмо, пояснительную записку к проекту договора, документы по контрагенту, документ, являющийся основанием для заключения договора, оформленный в установленном порядке, другие документы, которые, по мнению подразделения-исполнителя, необходимы для надлежащего рассмотрения проекта договора причастными подразделениями.
   Если на согласование направляется дополнительное соглашение к договору, то в пакет договорной документации обязательно включается копия основного договора и всех предыдущих дополнительных соглашений.
   1.4.1.1.2. Проверяет наличие всех необходимых документов, а также содержание указанных документов на наличие смысловых, текстовых, орфографических, стилистических и иных ошибок, а также на соответствие документов друг другу.
   1.4.1.1.3. Определяет перечень подразделений ОАО "РЖД", участвующих в согласовании проекта договора (при определении перечня подразделений, участвующих в согласовании, подразделение-исполнитель руководствуется Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями).
   1.4.1.1.4. Одновременно направляет пакет договорной документации во все подразделения, участвующие в согласовании.
   1.4.1.1.5. По мотивированному запросу (в том числе устному) согласующего подразделения подразделение-исполнитель организует предоставление других документов, необходимых для надлежащего рассмотрения проекта договора и не вошедших в пакет договорной документации.
   1.4.1.1.6. Обобщает все замечания и предложения, полученные от согласующих подразделений, формирует новый текст договора с учетом таких замечаний и предложений.
   При наличии редакционных замечаний, изложенных в письме или по тексту (при отсутствии письма с замечаниями <2>), такие замечания также обязательны к исполнению.
   --------------------------------
   <2> Процесс направления замечаний по проекту договора при отсутствии письма с замечаниями и созданием исходящего документа урегулирован информационным письмом Департамента управления делами, размещенным в соответствующей папке в ЕАСД
   1.4.1.1.7. При необходимости проводит дополнительные консультации с причастными подразделениями по новому тексту проекта договора.
   1.4.1.1.8. Осуществляет согласование нового текста проекта договора с контрагентом.
   1.4.1.1.9. Формирует скорректированный пакет договорной документации с учетом внесенных изменений и дополнений.
   1.4.1.2. Результатом процесса согласования является окончательная версия проекта договора, согласованная причастными подразделениями и контрагентом.
   1.4.2. Визирование проекта договора
   1.4.2.1. Визирование проекта договора представляет собой проставление на оборотной стороне последнего листа одного экземпляра договора (визового экземпляра) подписи визирующего лица с расшифровкой (указание его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Если приложения к договору затрагивают компетенцию визирующего подразделения, такое подразделение визирует также соответствующие приложения.
   Оформление визовой страницы договора осуществляет подразделение-исполнитель.
   Пример:
   _____________ _____________________ ____________________
   (сокращенное (подпись визирующего (фамилия и инициалы
   наименование лица) визирующего лица)
   подразделения)
   "__"___________ г.
   (дата визирования)
   1.4.2.2. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.
   От лица подразделения ОАО "РЖД" проект договора визирует руководитель соответствующего подразделения или его заместитель.
   От лица Правового департамента каждый лист проекта договора (за исключением приложений, не затрагивающих компетенцию Правового департамент) визирует специалист, осуществляющий согласование данного проекта.
   1.4.2.3. Доработанный с учетом поступивших замечаний и предложений визовый экземпляр проекта договора с приложениями подразделение-исполнитель последовательно направляет на визирование в подразделения ОАО "РЖД", принимавшие участие в его согласовании.
   К визовому экземпляру проекта договора подразделение-исполнитель прикладывает сопроводительную записку в которой указывается, что проект договора прошел предварительное согласование со всеми необходимыми подразделениями с указанием реквизитов писем, которыми были представлены замечания и/или предложения, соблюдены все процедуры и получены все одобрения, необходимые для подписания договора.
   1.4.2.4. В случае, если к работе над проектом договора привлечен консультант в порядке, установленном подпунктом 1.3.5 настоящих Методических указаний, к визовому экземпляру проекта договора подразделение-исполнитель прилагает заключение консультанта.
   1.4.2.5. Ответственность за определение необходимости получения соответствующего одобрения (согласования), уведомление подразделений, участвующих в согласовании проекта договора, и лица, подписывающего договор, о необходимости одобрения (согласования) сделки, а также за подготовку соответствующих документов и их своевременное представление несет подразделение-исполнитель.
   1.4.2.6. При наличии неустраненных в рабочем порядке замечаний по проекту договора в сопроводительной записке также делается ссылка на наличие таких замечаний с указанием структурного подразделения, представившего замечания, и объяснением причины неустранения указанных замечаний.
   1.4.2.7. Если договор подписывается президентом ОАО "РЖД", проект договора до визирования Правовым департаментом направляется на визирование первому вице-президенту или старшему вице-президенту или вице-президенту, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.
   1.4.2.8. В случае, если в процессе визирования в договор вносятся изменения, подразделение-исполнитель оформляет новый визовый экземпляр проекта договора и повторно визирует его у подразделения, чью компетенцию затрагивают внесенные изменения. Если такие изменения не затрагивают компетенцию подразделений, завизировавших проект договора до внесения изменений, то в графе для визирования соответствующего подразделения делается отметка "виза прилагается" и к проекту договора прилагается лист с визой, проставленной на предыдущем варианте проекта договора.
   1.4.2.9. Правовой департамент визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. В случае, если предмет приложения затрагивает компетенцию Правового департамента, Правовой департамент визирует все листы этого приложения.
   1.4.2.10. Отказ от визирования не допускается.
   При наличии существенных замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель структурного подразделения визирует проект договора с отметкой "с замечаниями" и прикладывает к договору текст замечаний с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.
   В случае если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении таких замечаний.
   Лицо, подписывающее договор, самостоятельно принимает решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний.
   1.4.2.11. Проект договора представляется на визирование в Правовой департамент после получения виз всех участвующих в согласовании проекта договора подразделений и должностных лиц, одобрения сделки органами управления контрагента в порядке, установленном законодательством и внутренними документами контрагента.
   В случае поступления в Правовой департамент проекта договора, подготовленного с нарушениями требований законодательства, внутренних документов ОАО "РЖД", с наличием орфографических, грамматических, пунктуационных, стилистических, технических и иных ошибок, Правовой департамент вправе потребовать у подразделения-исполнителя устранить такие нарушения в пределах срока, установленного в Правовом департаменте для визирования договора, либо возвратить проект договора подразделению-исполнителю для устранения указанных нарушений. Ответственность за устранение указанных недоработок, за несоблюдение сроков согласования проекта договора при их устранении, лежит на подразделении-исполнителе.
   Проекты договоров, оформленные с нарушением порядка предварительного согласования и/или визирования, Правовым департаментом на визирование не принимаются.

   1.5. Согласование проекта договора, заключаемого по результатам процедур размещения заказов
   1.5.1. Согласование формы (проекта) договора, заключаемого по результатам процедур размещения заказов, осуществляется подразделением-исполнителем до утверждения документации процедуры размещения заказов. В Правовой департамент форма договора в обязательном порядке предоставляется вместе с соответствующей документацией процедуры размещения заказов. При необходимости любое согласующее проект договора подразделение вправе направить подразделению-исполнителю обоснованный запрос о предоставлении полного комплекта документации процедуры размещения заказов.
   1.5.2. Внесение изменений в согласованную форму договора, заключаемого по результатам процедуры размещения заказов, после объявления результатов конкурса не допускается.
   Вместе с тем, если проект договора, представленный на согласование, содержит положения, несоответствующие законодательству, внутренним документам ОАО "РЖД", а также технические и редакционные ошибки (опечатки), проект договора подлежит соответствующей корректировке.
   При этом, не допускается изменение существенных условий договора, а также не подлежат изменениям условия, которые были использованы в качестве критерия при выборе конкретного контрагента по результатам процедуры размещения заказов, если иное прямо не предусмотрено документацией процедуры размещения заказов.
   1.5.3. После подведения итогов процедур размещения заказов и внесения определенных по их результатам реквизитов в текст договора, подразделение-исполнитель направляет договор на визирование в порядке, установленном Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.
   1.5.4. В случае проведения региональным подразделением филиала ОАО "РЖД" процедур размещения заказов по выбору контрагента для заключения договора, включая подготовку и согласование комплекта документации процедуры размещения заказов и проекта договора, независимо от того, будет ли договор подписываться уполномоченным лицом на уровне соответствующего регионального подразделения филиала или после подведения итогов процедур размещения заказов будет передан на подписание в центральный аппарат филиала, визирование проекта договора осуществляется теми же региональными подразделениями, которые принимали участие в согласовании формы договора.
   1.5.5. Если при заключении и исполнении договора, заключаемого (заключенного) по результатам процедур размещения заказов, изменяются объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в протоколе, составленном по результатам процедуры размещения заказов, подразделение-исполнитель обязано представить в Центр организации конкурсных закупок сведения о внесении изменений в течение одного рабочего дня после регистрации в установленном порядке соответствующих дополнительных соглашений.

   1.6. Согласование проекта договора в филиалах и региональных подразделениях
   1.6.1. Согласование проектов договоров, заключаемых руководителями (представителями по доверенности, в том числе региональными) филиалов, осуществляется соответствующими службами филиалов (их региональных подразделений) в порядке, установленным Положением о договорной работе, положением о договорной работе соответствующего филиала и настоящими Методическими указаниями.
   1.6.2. Если в штате филиала (его регионального подразделения) отсутствуют необходимые службы (специалисты), проект договора направляется на согласование в соответствующую службу РЦКУ или подразделение аппарата управления ОАО "РЖД". В этом случае функциональным заказчиком (подразделением-исполнителем) по отношению к согласующим службам РЦКУ или аппарата управления выступает соответствующий филиал в целом, а не его отдельное структурное подразделение.
   1.6.3. Направление проекта договора на рассмотрение в РЦКУ или аппарат управления осуществляется только после согласования всеми причастными подразделениями (внутренними службами, управлениями) филиала (регионального подразделения).
   Службы РЦКУ (аппарата управления) осуществляют согласование поступившего от филиала (регионального подразделения) проекта договора в порядке, установленном собственными положениями о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.

2. Заключение договора

   2.1. Подписание договора
   2.1.1. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.
   2.1.2. Подразделение-исполнитель обязано проверить на дату подписания договора полномочия обеих сторон на подписание договора (например, не истек ли срок доверенности).
   2.1.3. Подписание договора от имени ОАО "РЖД" до его подписания контрагентом допускается в исключительных случаях по решению лица, подписывающего договор от имени ОАО "РЖД".
   2.1.4. После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать этот договор от имени ОАО "РЖД".
   2.1.5. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договоры с протоколом разногласий, с оговорками и т.д.
   В исключительных случаях, если это обусловлено сложнокомпонентным характером сделки или длительным сроком реализации проекта, в тексте договора могут содержаться отсылки о том, что отдельные положения договора будут согласованы сторонами в дальнейшем, путем подписания дополнительных соглашений к данному договору или подписанием других договоров, заключаемых во исполнение основной сделки. В этом случае, в основном договоре должны быть конкретно указаны те положения, регулирование которых предполагается осуществить в будущем, должен быть детально определен порядок согласования таких положений, а также порядок действия сторон, если по каким-либо причинам стороны не согласуют указанные положения. Примером таких договоров могут служить долгосрочные договоры поставки, когда при подписании договора определяется общий объем и вид поставляемой продукции, а конкретная номенклатура (сроки поставки, конкретные получатели и т.п.) указываются в спецификациях, дополнительных соглашениях, иных документах, подписываемых уполномоченными представителями сторон в сроки и порядке, определенные в основном договоре.
   2.1.6. Не допускается внесение каких-либо изменений в договор, в том числе редакторских, после визирования договора Правовым департаментом. Договор должен представляться на подпись только с оригинальной визой Правового департамента.
   2.1.7. Подписание договора, на совершение которого требуется одобрение органов управления ОАО "РЖД" и/или согласование контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения и/или согласования. В этом случае подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.
   2.1.8. От имени ОАО "РЖД" договоры подписываются президентом ОАО "РЖД" или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности, в том числе, выданной в порядке передоверия уполномоченными лицами в пределах прав и параметров, установленных соответствующей доверенностью.
   Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ОАО "РЖД" при ведении договорной работы оформляются в соответствии с внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими порядок выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ОАО "РЖД".
   Ответственность за своевременное обращение в Правовой департамент по вопросу оформления доверенности на уполномоченное лицо, замены доверенности, утратившей силу (в связи с истечением срока действия доверенности, изменения должности поверенного и т.д.), а также за соответствие предоставленных доверенностью полномочий заключаемому договору несет подразделение-исполнитель.
   2.1.9. Как правило, договоры подписываются в количестве оригинальных экземпляров, соответствующем количеству сторон договора, по одному для каждой стороны. Экземпляром ОАО "РЖД" является экземпляр, содержащий визы подразделений ОАО "РЖД" (визовый экземпляр).
   2.1.10. В случае, когда сторонами подписан не визовый экземпляр договора (например, подписание договора на официальных мероприятиях), подразделение-исполнитель:
   1) проверяет соответствие подписанного и визового экземпляров договора (подписанный экземпляр договора должен быть абсолютно идентичен визовому экземпляру);
   2) оформляет на оборотной стороне последнего листа подписанного договора визовую страницу;
   3) делает в графе, предназначенной для проставления визы, за исключением графы для визирования подразделением-исполнителем и Правовым департаментом, надпись "виза прилагается";
   4) визирует каждую страницу оригинала подписанного договора;
   5) прикладывает визовый экземпляр договора и направляет подписанный экземпляр договора для перевизирования в Правовой департамент, указав в сопроводительном письме причину перевизирования;
   6) после визирования Правовым департаментом направляет подписанный экземпляр договора с приложением визовой страницы визового экземпляра договора на регистрацию.

   2.2. Регистрация и хранение проекта договора
   2.2.1. Все экземпляры договора направляются подразделением-исполнителем в течение одного рабочего дня со дня подписания договора в Департамент управления делами для регистрации. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра указываются сокращенное наименование подразделения, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
   2.2.2. Департамент управления делами в течение рабочего дня получения договора регистрирует поступивший договор в ЕАСД в соответствии с правилами документооборота в ОАО "РЖД" и проставляет на всех экземплярах договора печать ОАО "РЖД". После регистрации все экземпляры договора брошюруются и скрепляются печатью ОАО "РЖД".
   2.2.3. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
   2.2.4. Для контроля за исполнением договора подразделение-исполнитель делает три копии зарегистрированного визового экземпляра (по договорам по плану НТР - четыре копии) и заверяет их в Департаменте управления делами. Одна копия остается в подразделении-исполнителе, остальные передаются в Бухгалтерскую службу и Правовой департамент, а договоры по плану НТР также в Департамент технической политики.
   2.2.5. Подразделение-исполнитель обеспечивает регистрацию договора в системе АС ЕРД.
   Номер и дата договора в системе АС ЕРД должны строго совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе.
   Не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер договора на бумажном носителе и в системе АС ЕРД, в том числе внесение исправлений, проставление дополнительных знаков, символов, иных номеров к номеру договора ОАО "РЖД" (цифр, букв, слешей, тире, точек и т.д.), а также проставление на бумажном носителе второй даты договора.
   В первичных учетных документах (актах, счетах, накладных, чеках и др.) для принятия их к учету (оплате) номер и дата договора должны совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе и в системе АС ЕРД.
   2.2.6. Визовый экземпляр договора вместе с прилагаемыми к нему документами хранится в Департаменте управления делами в течение 5 лет с даты окончания действия договора (исполнения обязательств по нему).
   Копии и подлинники договоров выдаются Департаментом управления делами под расписку на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения.
   2.2.7. Передача экземпляра договора контрагенту обеспечивается подразделением-исполнителем.
   2.2.8. Визовые экземпляры договоров (дополнительных соглашений), подписанных руководителями филиалов ОАО "РЖД", подлежат хранению в соответствии с положениями о договорной работе филиалов в самих филиалах.
   При необходимости централизованного учета исполнения договорных обязательств копии заключенных филиалами дополнительных соглашений (иных документов) к договору, подписанному в аппарате управления и находящемуся на хранении в Департаменте управления делами, могут быть переданы в подразделение-исполнитель по договору, осуществляющее в соответствии с пунктом 9.2 Положения о договорной работе и разделом 3 настоящих Методических указаний оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств.

3. Сопровождение договора

   3.1. После регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств.

   3.2. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.

   3.3. Сопровождение договора предусматривает проведение следующих мероприятий:
   1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;
   2) проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора;
   3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
   4) своевременное внесение информации о заключенных дополнительных соглашениях к договорам в систему АС ЕРД;
   5) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких, как приемка исполнения по договору, составление актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;
   6) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в Правовой департамент, Департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер;
   7) своевременное внесение сведений по заключенным договорам в существующие учетные системы;
   8) представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО "РЖД".

   3.4. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.

   3.5. В случае необходимости в договор могут вноситься изменения.
   3.5.1. Внесение изменений возможно как в проект договора (до момента подписания договора сторонами), так и в подписанный договор.
   3.5.1.1. До момента подписания договора сторонами, в том числе после прохождения процедуры визирования, изменения вносятся путем подготовки новой редакции текста договора и направления его на согласование и визирование в те подразделения, к чьей компетенции относятся внесенные изменения, в порядке установленном Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.
   3.5.1.2. После подписания договора сторонами и до момента прекращения договора внесение изменений оформляется дополнительным соглашением (дополнением) к договору.
   В дополнительном соглашении в обязательном порядке делается ссылка на основной договор с указанием его реквизитов (наименование, дата, номер и т.п.), указываются разделы (пункты, статьи) договора, текст которых изменяется или дополняется.
   Если текст раздела (статьи, пункта, и т.п.) договора подлежит изменению, то в дополнительном соглашении указывается, что текст излагается в новой редакции и приводится новая редакция соответствующего раздела (статьи, пункта, и т.п.).
   При возникновении необходимости дополнить раздел (статью, пункт, и т.п.) новыми положениями, в дополнительном соглашении указывается, что договор дополняется новыми положениями, и приводится редакция таких положений с указанием раздела (статьи, пункта, и т.п.), в текст которых включаются новые положения.
   3.5.2. Внесение изменений в договор может быть инициировано любым заинтересованным подразделением в пределах его компетенции.
   3.5.2.1. Для организации работы по внесению изменений в договор подразделение-исполнитель по собственной инициативе или по мотивированному обращению заинтересованного подразделения, содержащему обоснование необходимости внесения изменений и предложения по редакции соответствующих разделов (статей пунктов, и т.п.), готовит текст проекта дополнительного соглашения к договору.
   3.5.2.2. При подготовке текста проекта дополнительного соглашения подразделение-исполнитель в обязательном порядке проверяет соответствие текстов предлагаемых изменений (дополнений) основному тексту договора и предыдущих дополнительных соглашений к нему. Определение необходимости, подготовка и внесение изменений в договор (оформление изменений в договор) осуществляется в порядке, установленном Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.
   3.5.2.3. В случае невозможности внесения предложенных заинтересованными подразделениями изменений (дополнений) (например: отказ контрагента, прекращение договора, несоответствие предлагаемых изменений условиям конкурса, по результатам которого заключен договор, и т.п.), подразделение-исполнитель направляет инициатору соответствующий ответ с указанием причин, по которым договор не может быть изменен.

   3.6. Рекламационная и претензионная работа осуществляется в порядке, установленном внутренними документами ОАО "РЖД".
   Если иное не установлено соответствующими внутренними документами ОАО "РЖД" или договором, фиксацию нарушений договора контрагентом, детальное описание нарушения и его последствий, организацию подготовки и сбор первичных документов, подтверждающих факт нарушения, подготовку расчета неустойки (убытков), определение взаимосвязи между действиями (бездействием) контрагента и необходимостью предъявления претензии (рекламации), обоснование необходимости предъявления претензии (рекламации), получение от контрагента объяснений, проведение переговоров по вопросам урегулирования претензий (рекламаций) осуществляет подразделение-исполнитель.

   3.7. Непосредственное исполнение договора, заключенного аппаратом управления ОАО "РЖД", а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.

4. Закрытие договора

   4.1. Прием исполненных обязательств по договору
   Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее - акт сдачи-приемки).
   В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт сдачи-приемки, либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.
   Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта сдачи-приемки заинтересованные структурные подразделения.
   Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачи-приемки подразделение-исполнитель передает на подпись лицу, подписавшему договор, или уполномоченному руководителю структурного подразделения, или лицу, уполномоченному на подписание соответствующего акта сдачи-приемки на основании доверенности.
   После подписания акта сдачи-приемки подразделение-исполнитель оставляет у себя копию акта сдачи-приемки, а подлинные экземпляры акта сдачи-приемки передает в Бухгалтерскую службу и контрагенту по договору.

   4.2. Прекращение договора
   Договор прекращается:
   4.2.1. Полным исполнением и принятием сторонами всех обязательств по договору.
   Прием исполненных контрагентом обязательств по договору и проведение расчетов оформляется в порядке, установленном законодательством и внутренними документами ОАО "РЖД".
   4.2.2. Подписанием сторонами соглашения о досрочном прекращении договора.
   Соглашение о досрочном прекращении договора оформляется в порядке, установленном Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями. В тексте соглашения о прекращении договора в обязательном порядке делается ссылка на основной договор с указанием его реквизитов (наименование, дата, номер и т.п.), указывается объем исполненных и принятых сторонами обязательств, включая объем оплаченных денежных средств. При необходимости составляется акт сверки расчетов или указывается в какой период времени с момента подписания соглашения о расторжении договора стороны должны его подписать, а также определяется в течение какого периода времени стороны должны завершить все взаиморасчеты.
   4.2.3. Односторонним отказом от исполнения договора, когда возможность такого отказа предусмотрены законом или договором.
   Односторонний отказ оформляется в порядке определенном договором, а при отсутствии такого порядка в договоре путем направления письменного уведомления контрагенту с указанием причин отказа (со ссылкой на соответствующее положение закона и/или договора), даты расторжения или периода времени, по истечении которого договор будет считаться прекращенным, предложения по порядку проведения взаиморасчетов, порядок и сроки оплаты штрафов, пени и т.д. Уведомление об отказе от исполнения договора рассматривается как соглашение о досрочном прекращении договора и подлежит оформлению в порядке, установленном Положением о договорной работе и настоящими Методическими указаниями.
   4.2.4. По вступившему в законную силу решению суда.
   При наличии соответствующего решения суда, вступившего в законную силу, договор подлежит прекращению в порядке, определенном таким решением.

5. Организация процесса договорной работы в ЕАСД

   5.1. В соответствии с распоряжением ОАО "РЖД" от 30.12.2010 N 2822р "О вводе в постоянную эксплуатацию модуля "Договорная работа"" согласование, визирование, подписание и регистрация договоров в ОАО "РЖД", осуществляемые в соответствии с Положением о договорной работе, обязательно с использованием модуля "Договорная работа".
   5.2. В модуле "Договорная работа" создается регистрационная карточка проекта договора с автоматическим присвоением технического номера, который в течение всей процедуры согласования/визирования/подписания/регистрации остается неизменным.
   5.3. В регистрационной карточке во вкладке "Файлы" прикрепляются все необходимые для рассмотрения проекта договора документы (в формате Word или PDF), в том числе проект договора (дополнительного соглашения + подписанный договор, актуальные приложения и дополнительные соглашения к нему), документы, указанные в подпункте 1.2 настоящих Методических указаний, основание для заключения договора, а также иные документы (в том числе, переписка между причастными подразделениями по вопросу заключения договора).
   5.4. В регистрационной карточке во вкладке "Маршрут" создаются соответствующие стадии прохождения проекта договора, маршруты для направления в автоматическом режиме во все причастные подразделения в соответствии с действующим в ОАО "РЖД" порядком (первоначально маршрут "рассмотрение", далее маршрут "визирование", далее маршрут "подписание", далее маршрут "регистрация" и т.д.).
   5.5. В регистрационной карточке всегда должна присутствовать актуальная версия проекта договора (при наличии более одной версии, файлу с неактуальной версией необходимо присвоение статуса "Неактуален"). Запрещается создавать новую регистрационную карточку с присвоением другого технического номера для направления повторно в причастное подразделение договора, по которому уже даны замечания соответствующим подразделением.

6. Организация договорной работы в дочерних и зависимых обществах ОАО "РЖД"

   Дочерние и зависимые общества ОАО "РЖД" являются самостоятельными юридическими лицами и осуществляют договорную работу в соответствии с законодательством и собственными документами, определяющими порядок выбора контрагентов, заключение и исполнение договоров.
   В целях организации взаимодействия между ОАО "РЖД" и дочерними (зависимыми) обществами при осуществлении в рамках холдинга ОАО "РЖД" договорной работы, в ОАО "РЖД" могут приниматься документы, определяющие возможность и степень участия дочерних (зависимых) обществ в ходе реализации ОАО "РЖД" договорной кампании, а также порядок такого взаимодействия.
   Для формирования единой политики в части организации заключения и исполнения договоров, в ОАО "РЖД" могут разрабатываться и приниматься документы, определяющие общие принципы, стандарты, подходы и т.д. в области ведения договорной работы в холдинге ОАО "РЖД". Реализация положений указанных документов осуществляется путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством и регламентирующим документами холдинга ОАО "РЖД".


МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ОАО "РЖД"